Coworking-Mitgliedschaften automatisch abrechnen: Wie Fakturia Verträge, Zahlungen und Mahnungen im Griff behält

Ein Coworking Space lebt von seiner Community – und von verlässlichen Einnahmen. Hot Desk, Fixed Desk, Privatbüro, Meetingraum: Jede Mitgliedschaft ist ein Abo mit eigener Laufzeit, eigenem Preis und eigenen Zusatzleistungen. Wer das in Tabellen verwaltet, verbringt den Monatsanfang mit Rechnungen statt mit Gästen.

Dieser Beitrag richtet sich an Betreiber von Coworking Spaces, Büroservice-Anbietern und Flex-Office-Konzepten. Wir stellen die Abrechnungssoftware Fakturia vor, vertiefen zwei Funktionen, die im Alltag eines Spaces besonders viel Arbeit abnehmen, und schauen auf eine Neuerung, die vor allem für kleine Betreiber und Gründer interessant ist.

Fakturia im Überblick: vom Vertrag bis zum Geldeingang

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software für Unternehmen mit abobasierten Geschäftsmodellen. Sie automatisiert die Abrechnung so weit, dass sich nach Angaben des Anbieters bis zu 85 % der Zeit einsparen lassen. Entwickelt wurde sie ausschließlich in Deutschland von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist und sich in Privatbesitz ihrer Gesellschafter befindet. Die Server stehen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg.

Im Kern erledigt Fakturia fünf Dinge, die auch jeder Coworking Space braucht:

• Verträge verwalten: Mitgliedschaften mit Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, auch Verträge ohne Abo.
• Rechnungen erzeugen und versenden: Wird ein Rechnungslauf fällig, entsteht die Rechnung und geht als PDF automatisch per E-Mail an das Mitglied.
• Zahlungen einziehen: per Lastschrift über die Hausbank oder über Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal.
• Zahlungsverzug behandeln: mehrstufiges Mahnwesen und automatische Reaktion auf Rücklastschriften.
• Buchhaltung vorbereiten: DATEV-Anbindung, passive Rechnungsabgrenzung und Zugriff für den Steuerberater.

Dazu kommen ein Kundenportal, in dem Mitglieder Rechnungen abrufen und Verträge einsehen oder ändern, eine REST-API, Webhooks und Anbindungen über Zapier und Locoia an mehr als 2.000 weitere Tools, etwa Hubspot oder Mailchimp für die Mitgliederkommunikation. E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung unterstützt Fakturia seit 2019.

Vertiefung 1: Mitgliedsverträge, Zusatzleistungen und die Buchhaltung dahinter

Laufzeiten, Kündigung und Kündigungsbutton

Ein Hot Desk mit monatlicher Kündigung, ein Privatbüro mit zwölf Monaten Mindestlaufzeit, ein Meetingraum-Paket mit Quartalsrechnung: In Fakturia erfassen Sie alle Varianten als Verträge, jeweils mit Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Wer Plätze auch an Freelancer und Privatpersonen vergibt, muss seit einiger Zeit außerdem einen Kündigungsbutton auf der Website anbieten, so schreibt es § 312k BGB vor. Fakturia unterstützt das: Der Button lässt sich einfach per Link in die eigene Webseite einbauen, die Kündigung läuft anschließend im System weiter.

Zusatzleistungen sauber erfassen

Neben der festen Monatsgebühr fallen im Space laufend Extras an: ein Meetingraum für drei Stunden, ein Tagespass für einen Gast, ein Postfachservice. In Fakturia werden solche Posten als Leistungen vorerfasst – manuell in der Oberfläche oder per API. Beim nächsten Rechnungslauf nimmt Fakturia sie automatisch mit auf die Rechnung. Der Preis kommt vom Artikel oder Vertrag und lässt sich bei Bedarf überschreiben, und wer möchte, legt ein frühestes Abrechnungsdatum fest. Wichtig zu wissen: Nur Leistungen, die vor dem Start des Rechnungslaufs erfasst sind, landen auf der aktuellen Rechnung. Alles danach kommt auf die nächste.

Preise: Standard, Sonderkonditionen und Bestandsschutz

Die Standardpreise hinterlegen Sie am Artikel, als Pauschale pro Woche, Monat oder Jahr. Für einzelne Mitglieder gibt es Sonderpreise am Vertrag, etwa für Early-Bird-Mitglieder oder Startups, und zeitlich begrenzte Rabatte, auch nur für einzelne Artikel. Ein Praxistipp aus der Dokumentation: Ändern Sie den Preis eines Artikels, gilt der neue Preis für alle laufenden Verträge ohne Sonderpreis, nicht nur für Neuverträge. Soll der Preis für Bestandsmitglieder stabil bleiben, hinterlegen Sie Sonderpreise oder legen für die Preiserhöhung einen neuen Artikel an. Das sollten Sie vor der nächsten Preisrunde einplanen.

Vertiefung 2: Zahlungen, Mahnwesen und Rücklastschriften

Kein Space will Mitglieder verärgern, aber auch keiner will Einnahmen hinterherlaufen. Fakturia nimmt Ihnen beide Seiten ab.

Einzug ohne Handarbeit

Bei Nutzung eines Zahlungsanbieters wird der Betrag sofort automatisch darüber abgebucht. Alternativ reichen Sie Lastschriften direkt über Ihre Hausbank ein, was meist günstiger ist als der Bezahlanbieter. Welcher Weg besser passt, hängt von Ihrem Mix aus Kartenzahlern und SEPA-Mitgliedern ab, Fakturia kann beides.

Mahnwesen in mehreren Stufen

Bleibt eine Zahlung aus, greift das mehrstufige Mahnwesen: Pro Mahnstufe erhält das Mitglied eine E-Mail mit entsprechend angepasstem Text und der offenen Rechnung als Anhang. Sie legen Tonalität und Stufen fest, danach läuft der Prozess ohne Ihr Zutun – höflich zu Beginn, deutlicher im weiteren Verlauf.

Rücklastschriften erkennen und behandeln

Über den Anbieter finAPI ruft Fakturia die Kontoumsätze ab und gleicht sie mit offenen Posten ab. Taucht dabei eine Rücklastschrift auf, reagiert Fakturia automatisch: Das Mitglied bekommt eine Info-Mail, und eine frei definierbare Rücklastschriftgebühr wird berechnet. Zusätzlich legen Sie fest, was danach passiert – das Mitglied wird auf Überweisung umgestellt, oder der Vertrag wird pausiert, sodass bis auf Weiteres keine weiteren Rechnungen entstehen. Im Kundenportal können Mitglieder dann offene Rechnungen online bezahlen, zum Beispiel per Sofortüberweisung oder PayPal, oder neue Kreditkartendaten hinterlegen. Das spart Rückfragen am Empfang.

Aktuell: FLEX-Serie – Abrechnung ohne Grundgebühr für Gründer und kleine Spaces

Seit März 2026 gibt es bei Fakturia eine neue Tarifserie. Die FLEX-Serie kommt ganz ohne monatliche Grundgebühr aus und wird rein umsatzbasiert abgerechnet. Sie richtet sich ausdrücklich an Startups, die auf ihr Budget achten müssen – also genau an die Zielgruppe, die in vielen Coworking Spaces ein- und ausgeht. Wer einen kleinen Space eröffnet oder ein zusätzliches Angebot testet, startet so mit niedrigem Kostenrisiko. Die bisherigen Tarife mit monatlicher Grundgebühr und Inklusivkontingenten laufen als Business-Serie weiter. Beachten Sie: Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich.

Noch ein Hinweis, der Ihre Mitglieder betrifft: Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, für alle anderen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Ob und ab wann das für Ihren Space gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Fakturia erstellt ZUGFeRD und XRechnung bereits im normalen Rechnungslauf.

So starten Sie

Einen kostenfreien, unverbindlichen und zeitlich unbegrenzten Testmandanten (Sandbox) holen Sie sich online. Dort bauen Sie Ihre Tarife nach: Hot Desk, Fixed Desk, Privatbüro, Meetingraum. Danach spielen Sie einen kompletten Rechnungslauf durch. Wer Unterstützung möchte, bucht das Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro: Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt anschließend sämtliche Einstellungen in die Produktivumgebung. Datenschutz-seitig läuft alles auf Servern in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen, und der Login lässt sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.